Destrucción de documentos: superando limitaciones en equipo
La ley obliga a los entes jurídicos a mantener la información privada de sus clientes por un cierto periodo, para efectos legales. Después que ese tiempo pasa, hay que hacer una necesaria destrucción de documentos con objeto de garantizar la confidencialidad, cumplir con la ley y simultáneamente recuperar un espacio que de otra manera simplemente estaría perdido.
Estos papeles pueden ser pocos o muchos, dependiendo de la magnitud de la empresa y del tipo de producto que maneje, pero de todas maneras implica una logística para la que no necesariamente se está preparado.
Las máquinas que trituran papel son pequeñas, simples y útiles solo con unas pocas hojas de determinado tamaño, por vez. Dejando tiras, que al menos en las películas, resultan fácilmente reorganizables, obteniéndose pistas claves.
Pero no se le puede pedir a cualquier persona, que a la hora de deshacerse del material de un año completo, guardado en habitaciones cerradas de acceso ocasional, lo haga expeditamente. Porque se trata de un trabajo inmenso, que además incluye información sensible.
Una forma bastante típica de resolverlo es a través del fuego, pero aun así no todo el mundo tiene la infraestructura, los permisos necesarios de incineración, ni las condiciones adecuadas para hacerlo.
Muchas empresas en la actualidad funcionan en inmuebles ajenos, limitados al desempeño específico de la actividad medular. Y su necesidad de almacenamiento la solucionan alquilando depósitos disponibles para tal fin. Resultándoles entonces físicamente imposible utilizar el sistema mencionado.
Existen en España firmas que destruyen cualquier información, para cuando ya no se tiene que mantener almacenada, y garantizan la faena desde el traslado del lugar de origen hasta la emisión del certificado legal de que el proceso ha sido exitoso.
Estas entidades sí poseen los medios y el personal de confianza para destruir eficientemente lo entregado en sus manos. Sin que se tenga que disponer de una cuadrilla permanente, ni dedicar recursos extras a una actividad no esencial en la compañía original.
Cuando revise archivos y determine los lotes que han de ser desechados, recuerde que hay otros proveedores de servicio que pueden formar parte puntual del equipo de trabajo, ejecutando labores como estas.